Jenis-jenis Rapat

a.       Berdasarkan tujuan

1.      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2.      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3.      Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.        Berdasarkan sifat

1.      Rapat formal (formal meeting

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2.      Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3.      Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4.      Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.         Berdasarkan jangka waktu

1.      Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2.      Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3.      Rapat semester

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4.      Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d.        Berdasarkan frekuensi

1.      Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2.      Rapat incidental

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.         Berdasarkan nama

1.      Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2.      Rapat dinas

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3.      Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Tujuan Rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

·     Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

·     Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

·     Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

·     Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

·     Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

·     Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

Pengertian Rapat

Berdasarkan buku Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua terbitan Balai Pustaka

"Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis"

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe

"Rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama"

Asas-asas Pengorganisasian Kantor

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:

Asas Tujuan

Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami.  Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.

Asas Kesatuan Fungsi

Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.

Asas Hubungan Individual

Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.

Asas Kesederhanaan

Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.

Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.

Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.

Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.

Asas Jangkauan Pengawas

Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.