Proses Manajemen Kantor

Seperti segenap bidang manajemen lainnya, manajemen kantorpun dapat dilihat dari sudut proses manajemen. Proses manajemen terseut mengalir dalam sebuah pola manajemen. Pola manajemen pada dasarnya merupakan struktur tingkah-laku manajemen. Oleh sea itu, setiap proses manajemen yang berstruktur dapat dianggap sebagai pola manajemen.

Perencanaan Kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal yang harus dilaksanakan dan cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tatausaha kantor. Maksud perencanaan kantor tersebut adalah mencapai efesiensi yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

Pengorganisasian Kantor

Merupakan system kerjasama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu-lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

Pengoordinasian

Suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor. Salah satu tolak ukur keerhasilan pemimpin adalah keberhasilannya dalam mengoordinasikan segala kegiatan yang diperlukan.

Pengawasan Kantor

Seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

Proses Manajemen Kantor

Seperti segenap bidang manajemen lainnya, manajemen kantorpun dapat dilihat dari sudut proses manajemen. Proses manajemen terseut mengalir dalam sebuah pola manajemen. Pola manajemen pada dasarnya merupakan struktur tingkah-laku manajemen. Oleh sea itu, setiap proses manajemen yang berstruktur dapat dianggap sebagai pola manajemen.

Perencanaan Kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal yang harus dilaksanakan dan cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tatausaha kantor. Maksud perencanaan kantor tersebut adalah mencapai efesiensi yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

Pengorganisasian Kantor

Merupakan system kerjasama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu-lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

Pengoordinasian

Suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor. Salah satu tolak ukur keerhasilan pemimpin adalah keberhasilannya dalam mengoordinasikan segala kegiatan yang diperlukan.

Pengawasan Kantor

Seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

Kegiatan Tambahan Tata Usaha

Disamping kelima kegiatan tata usaha yang utama, dikenal pula beberapa kegiatan yang menunjang kegiatan utama itu. Seluruh jenis kegiatan tata usaha yang diperlukan ini adalah Kegiatan Tambahan , yakni kegiatan yang memberikan pertolongan tambahan terhadap kegiatan utama. Kegiatan tambahan itu adalah:

Menulis

Mengetik, steno, dan cara-cara lain untuk mempercepat proses penulisan.

Menyalin

Baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis.

Mengarsip

Termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks.

Mencek

Memeriksa

Seluruh aktivitas dan jasa kantor itu dikelola oleh manajee kantor yang dibantu oleh seperangkat pegawai.

Kegiatan Tambahan Tata Usaha

Disamping kelima kegiatan tata usaha yang utama, dikenal pula beberapa kegiatan yang menunjang kegiatan utama itu. Seluruh jenis kegiatan tata usaha yang diperlukan ini adalah Kegiatan Tambahan , yakni kegiatan yang memberikan pertolongan tambahan terhadap kegiatan utama. Kegiatan tambahan itu adalah:

Menulis

Mengetik, steno, dan cara-cara lain untuk mempercepat proses penulisan.

Menyalin

Baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis.

Mengarsip

Termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks.

Mencek

Memeriksa

Seluruh aktivitas dan jasa kantor itu dikelola oleh manajee kantor yang dibantu oleh seperangkat pegawai.

Kegiatan Utama Tata Usaha

Aktivitas manajemen kantor akan menjadi nyata dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata usaha itu sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor, misalnya mengetik, melayani melayani mesin hitung dan computer elektronik, menyetensil, memfotokopi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu, membuat dan menyusun arsip, membuat laporan dan sejumlah kegiatan tat usaha lainnya.

Terdapat lima bidang utama di seluruh kantor, diantaranya:

Kegiatan Komunikasi

Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang menunggunya. Hal ini merupakan memo-memo intern atau surat-surat kepada badan-badan luar.

Kegiatan Kalkulasi

Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan ini sangat banya, mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer yang canggih.

Pengelolaan Warkat

Warkat dibutuhkan apabila kegiatan ussaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat, atau janji-janji yang telah dipenuhi. Kemampuan untuk menjawab pertanyyan dari pekerja, langganan dan yang lainnya dengan efisien dan cepat sangat vital bagi mamanejemn kantor.

Penyusunan Laporan

Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen ke kepala kantor. Di sana laporan dipertimbangkan dan dianalisis untuk menyingkap apakah peristiwa-peristiwa perusahaan tersebut ditangani dengan baik.

Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

Banyak kegiatan rutin yang harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan yang terendah, hal ini mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap minggunya atau pengumpulan dan pemposan surat-surat dari berbagai Departemen.  Pada tingkatan tingg, kegiatan seperti memeriknsa kemajuan staff muda, memeriksa keamanan putaran, dan prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin merupakan tugas rutin yang istimewa dan unik. Esensi organisasi usaha adalah membangun prosedur rutin.

Batasan Manajemen Kantor

Kantor dalam percakapan sehari-hari dan dunia ilmu pengetahuan mempunyai makna berbilang. Sedikitnya ada lima kata sepadan untuk istilah kantor itu, yakni:

1.      1. Jasa

2.      2. Jabatan

3.      3. Gedung kantor

4.      4. Ruang kerja

5.      5. Biro

Kantor dalam ilmu manajemen berarti keseluruhan ruang yang menjadi tempat pelaksanaan kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi. Akan tetapi, definisi manajemen kantor itu tidak tunggal, Institute of Administrative Management , misalnya telah mendefinisikan manajemen kantor sebagai :…cabang manajemen yang berhubungan dengan jasa dalam perolehan, pencatatan, dan penganalisaan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian yang dengan cara itu manajemen suatu usaha menjadi aktiva, pengembangan kegiatan, dan pencapaian tujuan”. Sedangkan definisi yang terakhir membuat analisa yang lapang mengenai tugas manajemen kantor dengan mengatakan, bahwa manajemen kantor dalam pemanfaatan alat-alat yang cocok dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang ditentukan.

Oleh karena itu, pada garis besarnya, manajemen kantor yang seringkali dinamakan “administrasi kantor” adalah cabang ilmu manajemen yang merupakan keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda: tinjauan dari sudut manajemen dan tinjauan dari sudut sasaran. Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengkordinasikan mengawasi, mengurus, menyempurnakan, dan menertibkan ketatausahaan kantor.  Sedangkan dari sudut sasaran, manejemen kantor adalah  segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.