Pentingnya Komunikasi dalam Kantor

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Sebagai keseluruhan gedung dengan ruangan kerjanya, kantor menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen dari pimpinan suatu organisasi.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan mnciptakan klim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara peawai kantor.

Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antar 75% sampai 90% dari waktu kerja kita( jiwanto, 1985:3), kita pergunakan untuk berkomunikasi.

5% dipergunakan untuk menulis

10% dipergunakan untuk membaca

35% dipergunakan untuk berbicara, dan

50%  dipergunakan untuk mendengarkan

Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis-menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian warta atau keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.

Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut.

1.      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

a.       Para bawahan dengan atasan/pimpinan

b.      Bawahan dengan bawahan

c.       Atasan dengan atasan

d.      Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan

2.      Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai

3.      Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai

4.      Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

5.      Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh pimpinan

6.      Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat diperoleh.

7.      Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai

8.      Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

9.      Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

10.  Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de corps di kalangan para pegawai

11.  Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat dipenuhi dengan cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman, coaching setip hari, perintah-perintah

12.  Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu tanggung jawab

13.  Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir kreatif

14.  Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak saja hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga merupakan pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang behubungan dengan pekerjaan yang datangnya dari luar.

15.  Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan salah satu alat yang utama bagi anggota organisasi untuk bekerja sama

16.  Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Kenyataaan, tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak dapat dibuat pada instansi pertama

17.  Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan. Arus informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam memungkinkan pemimpin tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi telah dilaksanakan.

Definiai Etika Kantor

Etika komunikasi kantor, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri.

Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dan seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Dengan demikian etika kantor adalah norma ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara (telepon). Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:

-          Kesusilaan dan atau budi pekerti yang baik

-          Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya

            Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.

Definisi Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek

kehidupan.

Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengn istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).

Kantor adalah orang-orang, demikian dikatakan oleh G.R.Terry dalam bukunya Office Organization and Motivation. Pernyataan ini mengandung suatu pengertiaan, bahwa merupakan suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan dengan lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu. Tempat itu dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih populer “tata usaha”. Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut kantor.

Dapat pula dikatakan, kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha.

Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi, yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit, kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya, sehingga bersifat statis. Dalam arti statis, kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Pekerjaan kantor atau tata usaha sering disebut dengan berbagai istilah misalnya, office work, clerical work, paper work, admministratie (bahasa Belanda). Semua istilah itu, mengandung pengertian yang sama, yaitu kegiatan kantor, kegiatan yang bersifat tulis menulis atau kegiatan tata usaha.

Dari segi aktifitas atau kegiatannya, kantor mempunyai sifat dinamis, dalam arti ada pembagian tugas. Pembagian tugas atau pekerjaan merupakan salah satu asas dalam suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1.      Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2.      Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.