Prakiraan(forecasting) adalah proses penggunaan peristiwa-peristiwa di masa lalu untuk membuat prediksi sistematik tentang hasil atau trendi di masa depan. Prakiraan dilakukan untuk mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas, prilaku, dan dampak tindakan organisasional. Prakiraan memiliki peran penting, tidak hanya dalam fungsi perencanaan saja, tetapi dalam keseluruhan proses manajemen. Prakiraan sering dianggap sebagai salah satu masukan utama terhadapa proses perencanaan organisasional. Meskipun demikian, kualitas prakiraan ditentukan oleh kualitas dan validatis informasi yang digunakan untuk membuat prediksi. Peniaian kualitas dan validitas informasi merupakan pekerjaan yang sulit, karana hal ini biasanya diperoleh hanya melalui pengalaman dan waktu.
Analisis Permintaan (Idemand analysis)menetapkan sumber daya manusia di masa depan. Prakiraan sumber daya manusia (human reourcces forecasting) berusaha menentukan sumber daya manusia bagaimana yang dibutuhkan oleh organisasi demi memperthankan pertumubuhannya serta memanfaatkan peluang di masa depan. Prakiraan sumber daya manusia tidaklah harus menghasilkan estimasi akurat akan kebuthan sumber daya manusia di masa depan agar dapat dikatakan bermanfaat. Proses prakiraan itu sendiri terlepas dari angka-angka yang dihasilkan, memudahkan proses perencanaan. Prakiraan menyebabkan manajer wajib memikirkan masa mendatang serta mengantisipasi berbagai peristiwa yang kemungkinan terjadi, meskipun peristiwa tersebut pada akhirnya tidak seperti yang diduga semula. Mnfaat prakiraan hendaknya dinilai bukan dari tingkat kedekatannya dengan kebutuhan sesungguhnya, melainkan dari tingkat yang menyebabkan manajer akhirnya harus memikirkan dan mengantisipasi berbagai situasi di masa depan.
Faktor yanng memepengaruhi Permintaan Sumber Daya Manusia
Terdapat banyak factor yang mempengaruhi jumlah permintaan susmber daya manusia. Factor tersebut dapat dikategorikan atas:
• Perubahan lingkungan eksternal:
Perubahan lingkungan eksternal sulit diprediksi oleh spesialisasi sumber daya manusia dalam jangka pendek, bahkan kadangkala dalam jangka panjang sekalipun. Perubahan ini mempunyai dampak besar namun sulit diestimasi. Meskipun prediksi perekonomian sangat sulit dilakukan secara akurat, tingkat aktivitas perekonomian perlu dicermati tatkala merencanakan kebutuhan sumber daya manusia. Dewasa ini, pertumbuhan industry secara besar-besaran mengkaryakan ribuan tenaga kerja, baik secara langsung mapun tidak langsung. Perencanaan kepegawaian kerap kali dipersulit oleh perubahan teknologi, karena perubahan ini cenderung mengurangi lapangan kerja di satu departemen (ex:pembukuan), namun memperbanyak lapangan kerja di depertemen lainnya (ex:operator computer). Pesaing juga merupakan factor lainnya yang mempengaruhi permintaan organisasi terhadap sumber daya manusia.
• Perubahan kondisi organisasi
Pada saat organisasi merespon perubahan lingkungannya, keputusan dibuat untuk memodifikasi rencana dtrategik. Rencana strategic mengikat perusahaan kepada tujuan jangka panjang seperti tingkat pertumbuhan dan produk baru, pasar, barang atau jasa, tujuan ini menentukan jumlah san tipe karyawan yang dibutuhkan di masa depan. Apabila tujan jangka panjang ingin dipenuhi, spesialisai sumber daya manusia harus menyusun rencana sumber daya manusia jangka panjang yang memasukan rencana strategic tersebut. Dalam jangka pendek, rencana straregik menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Kenaikan ataupun penurunann anggaran mendatangkan pengaruh jangka pendek yang sangat berarti atas kebutuhan sumber daya manusia.
• Perubahan kondisi tenaga kerja
Kebutuhan tanaga kerja perusahaahn saat ini juga juga mempengaruhi kebutuhan akan tenaga kerja baru. Apabila teknologi perusahaan berubah, dan sekiranya lini produk baru menggantikan lini produk lama, maka sangat mungkin tenaga kerja saat ini perlu dilatih kembali atau jikalau tidak “darah baru mestilah disuntikan ke dalam perusahaan dari luar guna mengisi posisi tertentu. Selain tiu, kekosongan dapat terjadi di posisi kunci dimana tidak ada orrang yang kompeten di dalam organisasi. Situasi ini memerlukan pegangkatan dari luar.
Perubahan terhadap permintaan sumber daya manusia dimodifikasi oleh tindakan karyawan. Pension, pengunduran diri, pemberhentian dan kematian akan meningkatkan kebutuhan sumber daya manusia. Apabila jumlah karyawan yang tercakup sangat besar, maka pengalaman di masa lalu dapat dijadikan pedoman. Meskipun demikian, bergantung pada pengalaman di masa lalu berarti spesialisasi sumber daya manusia harus peka terhadap perubahan yang mengubah kecenderungan di masa lalu itu.
Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Teknik Perkiraan Sumber Daya Manusia
Organisai-organisasi yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berlainan, sehingga prakiraan harus dibuat bersesuaian. Jumlah rician yang dibutuhkan dapat bervariasi menurut ukuran organisasi, akurasi informasi yang tersedia, dan rencana khusus yang telah diperhitungkan. Perhitungan ini mempengaruhi prakiraan dalam beberapa hal:
Tipe Organisasi
Perusahaan manufaktur cenderung lebih kompleks daripada organisasi jasa sejauh perusahaan itu terdiri ata beberapa departemen yang berbeda dan beragam pekerjaan,
Ukuran Organisasi
Ukuran organisai mempunyai imbas langsung terhadap prakiraan. Hal ini bermakna semakin banyak jumlah karyawan, kian besar jumlah pegawai khusus, dan semakin banyak pula pekerjaan. Di samping itu, organisasi yang lebih besar cenderung beroprasi di kawasan geografi yang lebih luas-nasional, regional dan internasional.
Penyebaran organisasi
Semakin organisasi semakin menyebar secara geografis, semakin rentan karyawan terhadap perbedaan tekanan pasar tenaga kerja yang kompetitif.
Akurasi informasi
Ketepatan informasi yang tersedia mengaruh terhadap batasan praktis pada tingkat rincian yang dikembangkan. Namun sekarang ini tingkat ketidakpasitian yang baru telah memasuki perencanaan masa depan mereka, sehingga terdapat kebutuhan kriris akan informasi yang andal. Kendati demika, tingakt akurasinya dipengaruhi oleh biaya penghimpunan informasi umum saja atau teknik yang sangat bertumpu padapertimbangan belaka. Akurasi informasi juga dipengaruhi oleh imajinasi dan pelatihan dari perencana.
Teknik Prakiraan Sumber Daya Manusia
Prairaan sumber daya manusia meliputi dua periode waktu yang berbeda: prakiraan jangka pendek (short-term forecasting) dan prakiraan jangka panjang (long-term forecasting). Dua periode ini berbeda daro segi teknik yang dipergunakan, implikasinya terhadap organisasi dan orang-orang yang bertanggung jawab atas peakiraan tersebut.
Prakiraan jangka pendek biasanya berarti mempresiksi permintaan sumber daya manusia untuk periode satu tahun. Namun demikian prediksi jangka pendek bias juga berjangka selama-lamanya dua tahun. Dan sesingkat-singkatnya tiga smpai enam bulan. Tanggung jawab atas prakiraan jangka pendek umumnya berada di tangan penyelia dan manajer unit.
Prakiraan jangka panjang normalnya mencakup jangka waktu dua sampai sepuluh tahun, dan umumnya disesuaikan setiap tahun secara bergulir. Aofistikasi prakiraan jangka panjang sangat beragam dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa organisasi mencoba mengidentifikasi berapa banyak karyawan pada setiap jenis pekerjaan yang diperlukan guna memenuhi rencana strategic mereka untuk beberapa tahun ke depa, organisasi lainnya mencoba memproyeksikan jumlah seluruh karyawan pada divisi utamanya. Organisasi yang lainnya lagi sudah puas dengan mengidentifikasi beberapa perubaha social yang mungkin terjadi, dan mencoba mempertahankan kewaspadaan terhasap perubahan lingkungan dan teknologi yang dapat mempengaruhi kebutuhan sumber daya manusia mereka di masa depan
Terdapat bermacam-macam teknik prakiraan permintaan sumber daya manusia dengan beragam tingkat kompleksitasnya. Berbagai teknik prakiraan yang dapat dipergunakan meliputi:
Teknik prakiraan jangka pendek
Anggaran
Bagi kebanyakan organisasi, prakiraaan kepegawaian jangka pendek dilakukan melalui proses penganggaran (budgeting). Para manajer dihaarapkan menentukan jenis sumber daya yang mereka butuhkan untuk periode bisnis mendatang. Apabila mereka membutuhkan karyawan untuk mengisi posisi baru yang dibutuhkan oleh unit mereka, maka informasi itu haruslah dimasukan di dalam anggaran. Anggaran mrnunjukan rencana aktivitas bisnis di masa depan yang mencakup sumber daya keuangan dan modal sert kebutuhan sumber daya manusia. Meskipun manajer sering terganggu oleh waktu yang tersisa untuk penyusunan anggaran, waktu yang ada biasanya dimanfaatkan dengan baik dan memiliki dampak yang besar terhadap kesuksesan dan efektivitas unit yang bersangkutan.
Kualitas produksi jagka pendek sangat dipengaruhi oleh kemampuan manajer dalam membuat estimasi yang akurat. Meskipun prakiraan merupakan merupakan sesuatu yang bersifat pertimbangan, beraneka macam teknik telah dibuat untuk memepermudah prakiraan jangka pendek. Beberapa manajer menggunakan kebiasaan untuk menentukan kebutuhan staff mereka. Manajer lain membuat taksiran susunan staff merka melalui perbandingan dengan unit yang serupa di dalam organisasi lainnya.
Beban Kerja
Metode akurat untuk perkiraan jangka panjang adalah dengan menggunaka informasi muatan kerja(work content) sesungguhnya berdasarkananalisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunanstaff standar dalam upaya mengidentifikasi banyaknya karyawan maupun tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Langkah pertama adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja karyaean di setiap kategori pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran tersebut. Apabila tingkat keluaran dianggap berubah, maka pertambahan pekerjaan dapat diprediksi dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
Teknik prakiraan jangka panjang
Peermintaan unit dan permintaan organisasional
Teknik permintaan unit (unit demand) merupakana pendekatan bawah-atas (buttom-up). Penyelia memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada periode waktu tertentu dan melaporkan hal itu kepada atasannya. Penyelia kemudian mengumpulkan prediksi dari setiap unti yang diawasinya dan mengkalkulasi permintaan dari unit tersebut. Para manajer terlibat secara aktif dalam jenis teknik perkiraan ini dengan memberikan estimasi kebutuhanm sedangkan spesialis sumber daya manusia memberikan pengarahan degan memusatkan perhatian pada estimasi yang dibuat atau hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam membuat estimasi. Teknik permintaan unit mengharuskan para manajer mengetahui aktivitas usaha apa yang dijalankan oleh unti-unti mereka di tahun mendatang dan berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan tahun demi tahun untuk meraih sasaran bisnis tersebut. Setelah informasi ini diperoleh melalui setiap manajer unit, kemudian dijumlahkan agar membentuk prakiraan keseluruhan bagi organisasi. Teknik permintaan unit untuk prakiraan jangka panjang merupakan perluasan teknik prakiraan jangka pendek.
Salah satu keunggulan prakiraan permintaan unit adalah bahwa manajer unit biasanya mengetahui informasi yang sangat akurat tentang pengaruh peningkatan produksi terhadap kebutuhan tambahan karyawan.
Salah satu kelemahan prakiraan permintaan unit ini adalah bahwa pengumpulan datanya memerlukan kerjasama dari banyak orang. Lebih lanjut, informasi kadang-kadang tidak dapat dikumpulkan dengan baik karena setiap manajer unit mungkin menggunakan asumsi yang berbeda.
Tekni permintaan organisasional (organizational demand) merupakan pendekatan atas bawah (to-down approach). Dalam teknik, ini manajemen puncak mengambil keputusan mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam berbagai kategori pekerjaan diseluruh organisasi berdasarkan estimasi kebutuhan tenaga kerja untuk memenuhi rencana strategic.
Pendapat para pakar (expert opinion)
Dalam situasi tertentu, seperti pengenalan teknologi baru atau adanya perubahan peraturan baru pemerintah manyangkut penyususnan stafa, seorang manajer mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana memprediksi dengan baik orang-orang yang dibutuhkan ataupun yang tersedia untuk melakuka sebuah pekerjaan. Dalam keadaan seperti ini, pakar dapat menyodorkan pertimbangan terbaik menyangkut permintaan sumber daya manusia guna membantu mencapai tujuan organisasi. Pendapat pakar dapat berasal dari sekelompok pakar ataupun individu perorangan.
Salah satu cara untuk memperkuat pendapat pakar adalah debgab mengkombinasikan pendapat berbagai pakar. Tiga cara untuk mengkombinasikan ini meliputi pengumpulan data pooling), consensus kelompok, dan teknik Delphi (Delphi technique). Estimasi dapat dikumpulkan dengan meminta para pakar untuk menyerahkan pendapat pribadi mereka dan kemudian secara sederhana merata-rata estimasi merka tersebut. Metode kedua adalah dengan mengundang para pakar secara bersama-sama dalam diskusi kelompok dan meminta mweeka membuat consensus atau kesepakatan. Consensus kelompok akan lebih akurat daripada pengumpulan informasi yang terpisah-pisah. Metode yang ketiga adalah teknik Delphi, yang terdiri atas para pakar yang menjawab serangkaian kuesioner atau wawancara guna memberikan estimasi mereka yang terbaik menyangkut situasi di masa depan.
Model probabilistic atau stokastik
Model probabilistik adalah prakiraan kebutuhan sumber daya manusia jangka panjang yang menggunakan probabilitas kejadian masa depan untuk memproyeksikan tingkat kepegawaian di masa depan. Simulaisi computer yang membentuk lingkungan bisnis organisasi dapat dirancang agar menggambarkan bagaimana organisasi kemungkinan akan terkihat di kemudian hari yang tergantung pada kondidi ekonomi dan keputusan alternative. Simulasi dapat memaparkan dampak setiap keputusa terhadap sumber saya manusia dan terhadap hasil bisnis. Jika hubungan di antara variable-variabel dalam model menggambarkan secara akurat interaksi yang sesungguhnya terjadi di dalam organisasi maka simulasi dapat dipakai untuk memeriksa kemungkinan kebutuhan kepegawaian di masa depan.
Model probabilistic sangat lazim diterapkan di dalam organisasi dimana permintaan sumber daya manusia bermula dari beberapa proyek.program. kerja pendahuluan dalam perencanaan proyek dilakukan untuk menopang usaha pemasaran seperti jadwal dan perkiraan sumber daya manusia yang memberikan basis bagi penyusunan usulan biaya proyek. Hal-hal dasar yang penting dan perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebutuhan sumber saya manusia adalah:
Berbagai probabilitas untuk mendapat setiap kontrak
Ketidakpastian menyangkut penundaan tanggal pelaksanaan proyek
Ketidakpastian tenaga kerja yang dibutuhkan selama siklus hidup proyek yang digarap
Analisis trend
Analisis trend memprediksi permintaan sumber daya manusia berkenaan hubungan antara karyawan dengan variable organisasional. Analisis trend lebih eksplisit dan memperhitungkan secara sistematis dampak berbagai variable terhadap gambaran kepegawaian dibandingkan lewat teknik perkiraan yang lain. Seleksi yang benar terhadap variable semacam itu menentukan akurasi prediksi permintaan terhadap sumber daya manusia.
Berbagai macam analisi trend:
Ekstrapolasi
Ekstrapolasi bertumpu pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di masa depan. Jikalau volume aktivitas bisnis organisasi untuk lima tahun mendatang diproyeksikan berlanjut pada tingkat volume yang sama seperti 10 tahun sebelumnya, sebuah ekstrapolasi linier sederhana dapat dibuaat untuk menunjukan volume bisnis setiap tahun dalam lima tahun kedepan.
Indeksasi
Metode penaksiran kebutuhan kepegawaian di masa yang akan dating sengan memprtemukan pertumbuhan lapangan kerja dengan sebuah indeks.
Analisis regresi
Prosedur matematis yang memprediksi variable terikat/dependen berdasarkan variable bebas/independen. Apabila hanya satu variable dpenden dan satu variable independen yang dikaji, proses ini disebut regresi linier sederhana. Sekiranya terdapat lebih dari satu variable independen yang digunakan, teknik ini disebut regresi ganda.
Modwl regresi membrikan hasil paling akurat manakala tingkat sumber daya manusia yang dibutuhkan relative sensitive terhadap factor lain seperti produksi, penjualan dan biaya per unit. Dengan demikian, adakalanya tingkat optimal tenaga kerja yang dikaryakan diderivasi dari permintaan atas barang da jasa serta produktivitas tenaga kerja. Hal yang penting disini adalah menentukan dan mengkuantifikasi determinan permintaan sumber daya manusia.
Analisis Markov
Analisis Markov adalah teknik matematis untuk menganalisis perpindahan dan memperlihatkan kebutuhan rekrutmen dan pengembangan serta menyediakan basis perenacnaan karir yang lebih obyektif. Analisis Mrkov merupakan bentuk sederhana dari perkiraan probabilistik. Dalam analisis Markov, perpindahan (movement)karyawan diantara klasifikasi-klasifikasi pekerjaan yang berbeda dapat diestimasi berdasarkan perpindahan karyawan di masa silam. Analisi Markov dapat digunakan tidak hanya untuk memprediksi perpindahan karyawan dari satu kategori jabatan ke kategori yang lain, namun juga perpindahan yang mungkin terjadi diantara unit-unit organisasi, lapisan organisasional, lokasi yang berbeda maupun diantara kelas-kelas gaji yang berlainan. Dasar matematis dari teoritis analisis Markov memang agak rumit, tetapi manfaat dan interpretasinya lebih dapat langsung dilihat.
Secara konseptual, analisis Markov memakai tiga jenis data, yakni:
Jumlah karyawan di setiap posisi pada awal periode
Matriks probabilitas transisional yang mencerminkan perpindahan (pola penyusunan staff) karyawan yang diharapkan yang terjadi atau ingin dianalisis. Matriks ini dapat didasarkan atas pengalaman masa lalu, sehingga matriks ini dapat menggambarkan tingkat penyusunan staf yang direncanakan untuk dipergunakan di masa berikutnya.
Berapa jumlah periode ke depan yang ingin diproyeksikan berdasarkan suplai karyawan yang ada saat ini.
Model prakiraan egregat
Model perkiraan agregat merupakan gabungan antara variable informasi internal dengan eksternal. Meskipun model ini kelihatannya kompleks, tetapi hasilnya langsung kelihatan, formula aplikasi model ini adalah:
En=([Lagg+G] 1/x)/y
Dimana:
En : estimasi tingkat pekerjaan dalam beberapa periode (n) ke depan
x : rata-rata peningkatan produktivitas yang diantisipasi dari waktu sekarang sampai periode n
y : penjabaran/konversi gambaran aktivitas dalam mata uang (rupiah) ke dalam jumlah personalia yang dibutuhkan
Lagg : tingkat agregat.keseluruhan dari aktivitas bisnis dalam amta uang (rupiah)
G : jumlah pertumbuhan yang diantisipasi selama tahun periode n dalam nilai mata uang (rupiah) saat ini
Model perkiraan agregat memproyeksikantingkat keseluruhan kepegawaiaan (En) untuk sebuah organisasi pada beberapa titik di masa depan. Bagi organisasi yang menerapkan model ini, tingkat kepegawaian di masa depan pada umumnya dianggap berhubungan dengan seluruh/agregat tingkat aktifitas bisnis/jasa(Lagg) dan pertumbuhan (G). biasanya terjalin hubungan erat antara aktivitas bisnis dengan tingkat kepegawaian. Jikalau menangani bisnis yang lebih besar, organisasi membetuhkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan saat ini (L) dan antisipasi perubahan pertumbuhan (G) yang diantisipasi, meskipun factor itu mungkin saja negative (suatu penurunan) untuk perusahaan yang berbeda dan lingkungan yang berlainan.
