Berpenampilan Sopan

Cara- cara yang dilakukan agar busana kita terlihat rapi dan sopan, kita perlu melakukan langkah-langkah yang ada dibawah ini:

1. Mempergunakan busana yang tidak melanggar aturan, norma, kepatutan dalam lingkungan dimana kita berada. (di kampus jangan mempergunakanpakaian yang terbuka/terlihat aurat atau anggota tubuh yang seharusnya ditutupi).

2. Bisa mengikuti mode, tapi tetap harus sesuai acara, sesuai waktu, sesuai keadaan pada saat itu tetapi usahakan jangan memakai kostum yang terlalu mini atau kuarang bahan karena dapat membuat dampak negative bagi diri sendiri pada saat acara sedang berlangsung..

3. Hindari menggunakan pakaian yang terlalu mencolok atau menarik  perhatian orang, terutama di tempat umum (misalnya di kampus)

4. Hindari busana yang membuat anda sulit bergerak/melangkah karena itu dapat membuat anda kurang nyaman dalam kegiatan.

5. Hindari aksesoris yang menimbulkan bunyi-bunyi waktu anda bergerak

6. Hindari aksesoris yang menimbulkan bunyi-bunyi dan yang mudah tersangkut, karena anda akan hilir mudik dipanggung dan belakang panggung sertaberdekatan dan bergesekan dengan orang lain.

7. Hindari sepatu yang tidak nyaman dan bersuara keras waktu melangkah

8. Pastikan busana anda sudah rapih, jangan membetulkan/ merapihkan sembarangan.

            Dan  manfaat  yang  dapat  kita peroleh  apabila kita menggunakan busana yang rapi dan  sopan  di lingkungan  kerja  maupun  di lingkungan  masyarakat  yaitu

• Penilaian Diri

• Kepercayaan Diri

• Citra Diri

• Peran Diri

• Sikap/Tingkah Laku

• Ekspresi

• Harmonis

Pengertian etika Berpenampilan

           Etika penampilan adalah suatu cara seseorang  dalam berpenampilan yang mencerminkan kepribadian yang baik bukan hanya fisik namun lebih kepada penampilan atau inner beauty. Jadi, Image merupakan lukisan diri yang kita tampilkan kepada orang lain. Orang sering kali tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini. Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tinggi memang sangat dibutuhkan. Akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian anda yang paling sempurna sekalipun. Image yang buruk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide-ide dan permintaan-permintaan kita bahkan akhirnya karir kita bisa ternilai jelek dan dapat juga membuat kita kehilangan pekerjaan.

            Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan tetapi bukan penampilan fisik saja melainkan inner beuty dari diri tersebut sangat berperan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri atau menempatkan diri dalam keadaaan tertentu (pekerjaan). Jika anda merupakan seorang sekretaris, anda menjadi sasaran empuk bagi orang-orang disekitar anda yang memang senang menilai orang lain. Terlihat jelas dalam kepribadian seorang sekretaris Bagaimana cara anda duduk, berdiri, berjalan,berbicara, berpakaian, dan merias diri dan makan atau mengangkat telepon dari atasan/ maupun rekan bisnis. Bagaimana anda memperhatikan kebersihan sampai kedisiplinan diri menjadi dasar penilaian bagaimana kepribadian anda.

            Respons positif atau negative dari orang tergantung dari image yang disampaikan, misalnya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain. Relasi bisnis pimpinan anda bahkan mendapat kesan pertama akan perusahaan anda dari diri sekretarisnya. Anda diharapkan memiliki sifat positif  dan percaya diri, riang gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif. Sekretaris yang sukses sangat memperhatikan penampilan (inner beauty).

Konunikasi Internal Tertulis

A.  Saluran media komunikasi ke bawah tertulis

Saluran media komunikasi tertulis baik dalam komunikasi ke atas, ke bawah, maupun horisontal dan diagonal, harus ditetapkan terlebih dahulu agar komunikasi dapat berlangsung secara efektif. Bagian-bagian yang berhubungan dengan penetapan saluran komunikasi tertulis tersebut, ialah  bagian Personalia (Personel Department), bagian Hubungan Masyarakat atau bagian Humas (Public Relations Department), dan bagian Ketatausahaan, atau bagian Pelayanan Umum (Mail Department/Office Department). Beberapa jenis saluran media komunikasi ke bawah tertulis diantaranya dapat disebutkan:

1.      Uraian tugas

Uraian tugas, atau uraian pekerjaan, istilah istilah uraian jabatan (job description) merupakan uraian atau rincian tugas seorang pegawai sesuai dengan bidang dan fungsi masing-masing. Dalam uraian tugas telah dijelaskan secara rinci tugas masing-masing pegawai.

Uraian tugas meliputi:

a.    Job tittle. Suatu uraian yang berisi tentang:

-       Nama jabatan

-       Tingkat dalam struktur organisasi

-       Jumlah pejabat yang dibawahi

-       Jumlah pegawai yang dibawahi

b.    Job Summary (ikhtisar tugas), yang berisi tentang :

-       Tugas utama jabatan.

-       Tugas sampingan.

c.    Job content (isi tugas) yang berisi keterangan-keterangan tentang :

-       Langkah-langkah metode kerja.

-       Tugas utama rutin.

-       Tugas utama sampingan

-       Alat-alat perlengkapanyang dipergunakan.

d.   Job requirement (persyaratan jabatan), Berisi keterangan-keterangan tentang :

-    Syarat-syarat khusus.

-    Syarat-syarat umum, yang meliputi :

2.       Buku pedoman,

Buku pedoman adalah sarana yang dipergunakan untuk menyalurkan segala macam informasi dari pemimpin kepada bawahan. Buku pedoman antara lain berisi tentang : (1) tujuan dan tugas organisasi, (2) susunan atau sturuktur organisasi, (3) program dan haluan kerja, (4) uraian tugas masing-masing pegawai, (5) pedoman tata kerja.

Buku pedoman dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

a.       buku pedoman organisasi, berisi tentang macam keterangan organisasi, terutama tentang stuktur organisasi.

b.      buku pedoman tata kerja, berisi tentang petunjuk-petunjuk metode kerja, system dan prosedur kerja.

c.       buku pedoman peraturan. Berisi tentang segala macam ketentuan atau peraturan yang ditetapkan oleh pemimpin. Jadi, buku pedoman peraturan ini merupakan himpunan segala macam peraturan yang berlaku dalam organisasi yang bersangkutan.

Pada pokoknya buku pedoman mempunyai kegunaan :

a.       Memberi penerangan kepada masyarakat, dan khusunya kepada para pegawai sendiri  mengenai seluk-beluk organisasi.

b.      Menetapkan lingkup tujuan, bidang tugas, jenis kegiatan, pembagian kerja, batas wewenang dan luasnya tanggung jawab yang perlu diindahkan oleh para pegawai.

c.       Membuatkan tata kerja, tata cara dan tata tertib bagi pelaksanaan setiap pekerjaan                                                                                                                     dalam organisasi.

d.      Melancarkan pendidikan calon pegawai yang akan dipekerjakan

3.      Majalah atau buletin,

Majalah atau buletin perusahaan sering disebut juga dengan istilah house organ, berisi tentang berbagai macam informasi, baik informasi yang berhububungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan kepentingan pegawai (berita pegawai dan keluarganya). Buletin kantor ini sebenarnya dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari bawah keatas, karena setiap pegawai dapat menulis artikel-artikel melalui majalah atau bulletin kantor tersebut. Majalah atau bulletin kantor ini bertujuan untuk menciptakan suasana kekeluargaan dalam kantor.

4.      Memo atau nota dalam,

Memo atau nota dalam, merupakan surat singkat yang dipergunakan sebagai media komunikasi internal yang berisi berbagai macam hal misalnya :

a.       instruksi dari atasan,

b.      pesan singkat dari telepon yang diterima oleh pegawai lain,

c.       penegasan tentang sesuatu masalah.

d.      Setiap memo selalu berhubungan dengan kegiatan atau pekerjaan organisasi.

5.      Papan pengumuman,

Informasi yang disalurkan melalui papan pengumuman, pada umunya informasi yang berhubungan dengan kepentingan dari sebagian besar pegawai. Informasi dapat ditulis langsung pada papan tulis atau ditempelkan pada papan pengumuman. Agar pengumuman. Agar pengumuman mudah dan epat diketahui oleh para pegawai, hendaknya papan pengumuman diletakan ditempat-tempat yang mudah dilihat (strategis). Pengumuman dapat juga dalam bentuk poster-poster yang menarik sehingga para pegawai ada perangsang untuk mengetahui isi pengumuman itu.

6.      laporan tahunan,

Laporan tahunan dapat berisi berbagai macam hasil kegiatan yang telah dicapai dalam kurun waktu satu tahun. Yang dipublikasikan hanya hal-hal yang berhubungan dengan prospek organisasi di masa mendatang, misalnya laporan keuangan yang dituangkan dalam bentuk neraca, laporan produksi, dan lain sebagainya.

7.      Penyusunan anggaran.

B.  Saluran media komunikasi ke atas tertulis

            Saluran media komunikasi keatas tertulis, dapat dilakukan melalui berbagai macam cara, misalnya : (1) menyediakan kotak saran, (2) mengadakan suggestion plan, (3) grievance procedure, (4) melalui mekanisme penyusunan anggaran.

            Grievance procedure, bertujuan untuk mengetahui keluhan, keinginan, tuntutan para pegawai, serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan, dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para pegawai, baik dengan menyebutkan identitas pegawai yang bersangkutan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari atas kebawah, apabila penyususnan anggaran itu berdasarkan pada plafon (plafond begroting).

            Penyusunan anggaran berdasarkan plafon, dimulai dari unit organisasi tingkat paling atas. Dalam hal ini jumlah plafon (batas tertinggi) ditentukan oleh unit organisasi paling tinggi. Kemudian plafon yang telah ditetapkan oleh unit organisasi paling tinggi itu di bagi-bagi untuk unit organisasi bawahan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, yang dimulai dari proses pengusulan anggaran sampai dengan anggaran itu disetujui. Pada umumnya anggaran disusun mulai dari bawah ke atas. Masing-masing unit/bagian diminta untuk menyusun anggaran. Misalnya disusun menurut keinginan bagian. Penyusunan APBN menurut keinginan dimulai dari unit organisasi tingkat paling bawah dan diteruskan ke unit organisasi tingkat atas. Misalnya, Penyusunan APBN dimulai dari unit organisasi tingkat Eselon IV , ditujukan kepada organisasi tingkat Eselon III. Selanjutnya dikirim ke Eselon II dan Eselon I.

C.  Saluran media komunikasi horisontal tertulis

            Saluran media komunikasi horizontal tertulis, dapat mempergunakan memo atau nota dalam antarunit/bagian dalam suatu organisasi, dan mekanisme penyusunan anggaran.

Pada umumnya, komunikasi horizontal bertujuan untuk mendapatkan koordinasi antarunit sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tidak terjadi kesimpangsiuran.

Media Komunikasi Eksternal

Media komunikasi ekternal menurut sifatnya:

Kita mengenal 4 macam komunikasi eksternal maupun media komunikasi internal, yaitu:

1.      Media cetak, ialah segala barang cetak seperti surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin, dan sebagainya.

2.      Media visual, ialah media yang dapat dilihat seperti film, televisi, foto, lukisan, pameran

3.      Media auditif, ialah media yang dapat didengar.

Termasuk jenis media ini, misalnya:  radio, telepon, tape recorder, gramafon.

4.      Media audio-visual ialah media yang dapat dilihat maupun yang dapat didengar, misalnya: televisi, film, video.

Menurut sifatnya media komunikasi yang dipergunakan baik untuk media komunikasi eksternal maupun untuk media internal itu sama, yaitu cetakan, visual, auditif, dan campuran (visual dan auditif), hanya pemilihan dan penetapan jenis medianya saja yang berbeda. Media komunikasi eksernal mempunyai jangkauan yang lebih luas, sedangkan media komunikasi internal hanya bersifat intern, dan jangkauannya hanya terbatas ke dalam organisasi atau kantor saja.

Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum dipergunakan.

1.      Pers

Dari media cetak yang umum yang dipergunakan, dan paling luas untuk diketahui dan dibaca oleh publik (masyarakat adalah surat kabar, atau yang disebut pers). Pers mempunyai fungsi antara lain:

a.       Sebagai alat penghubung

b.      Sebagai information-press, menyebarkan berita-berita, dan keterangan-keterangan kepada publik

c.       Sebagai opinion press, membawakan pendapat-pendapat kepada masyarakat

d.      Sebagai mass education-press, dengan menyajikan berbagai macam pengetahuan

2.      Radio

Dari media auditif, radio sering dipergunakan dan paling banyak didengar orang setiap hari. Radio mempunyai fungsi sebagai alat untuk menyampaikan berita, keterangan-keterangan, pendapat-pendapat.

3. Film dan televisi

      Dari media audio visual, film dan televisi merupakan media yang penting. Sejak didirikannya studio pemancar televisi di Jakarta pada bulan Agustus 1962 masyarakat Indonesia telah dapat menikmati siaran-siaran televisi.

      Film dan televisi mempunyai fungsi untuk memberikan berbagai informasi , keterangan, pendapat, pendidikan dan hiburan.

4. Pameran

      Pameran merupakan salah satu jenis media visual yang sering dipergunakan. Berbagai macam pameran telah diadakan oleh pemerintah indonesia, ataupun oleh badan-badan lainnya, misalnya, Pameran Produksi Indonesia (PPI), pameran buku (yang diselenggarakan oleh IKAPI), pameran industri, dan sebagainya.