Konunikasi Internal Tertulis

A.  Saluran media komunikasi ke bawah tertulis

Saluran media komunikasi tertulis baik dalam komunikasi ke atas, ke bawah, maupun horisontal dan diagonal, harus ditetapkan terlebih dahulu agar komunikasi dapat berlangsung secara efektif. Bagian-bagian yang berhubungan dengan penetapan saluran komunikasi tertulis tersebut, ialah  bagian Personalia (Personel Department), bagian Hubungan Masyarakat atau bagian Humas (Public Relations Department), dan bagian Ketatausahaan, atau bagian Pelayanan Umum (Mail Department/Office Department). Beberapa jenis saluran media komunikasi ke bawah tertulis diantaranya dapat disebutkan:

1.      Uraian tugas

Uraian tugas, atau uraian pekerjaan, istilah istilah uraian jabatan (job description) merupakan uraian atau rincian tugas seorang pegawai sesuai dengan bidang dan fungsi masing-masing. Dalam uraian tugas telah dijelaskan secara rinci tugas masing-masing pegawai.

Uraian tugas meliputi:

a.    Job tittle. Suatu uraian yang berisi tentang:

-       Nama jabatan

-       Tingkat dalam struktur organisasi

-       Jumlah pejabat yang dibawahi

-       Jumlah pegawai yang dibawahi

b.    Job Summary (ikhtisar tugas), yang berisi tentang :

-       Tugas utama jabatan.

-       Tugas sampingan.

c.    Job content (isi tugas) yang berisi keterangan-keterangan tentang :

-       Langkah-langkah metode kerja.

-       Tugas utama rutin.

-       Tugas utama sampingan

-       Alat-alat perlengkapanyang dipergunakan.

d.   Job requirement (persyaratan jabatan), Berisi keterangan-keterangan tentang :

-    Syarat-syarat khusus.

-    Syarat-syarat umum, yang meliputi :

2.       Buku pedoman,

Buku pedoman adalah sarana yang dipergunakan untuk menyalurkan segala macam informasi dari pemimpin kepada bawahan. Buku pedoman antara lain berisi tentang : (1) tujuan dan tugas organisasi, (2) susunan atau sturuktur organisasi, (3) program dan haluan kerja, (4) uraian tugas masing-masing pegawai, (5) pedoman tata kerja.

Buku pedoman dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

a.       buku pedoman organisasi, berisi tentang macam keterangan organisasi, terutama tentang stuktur organisasi.

b.      buku pedoman tata kerja, berisi tentang petunjuk-petunjuk metode kerja, system dan prosedur kerja.

c.       buku pedoman peraturan. Berisi tentang segala macam ketentuan atau peraturan yang ditetapkan oleh pemimpin. Jadi, buku pedoman peraturan ini merupakan himpunan segala macam peraturan yang berlaku dalam organisasi yang bersangkutan.

Pada pokoknya buku pedoman mempunyai kegunaan :

a.       Memberi penerangan kepada masyarakat, dan khusunya kepada para pegawai sendiri  mengenai seluk-beluk organisasi.

b.      Menetapkan lingkup tujuan, bidang tugas, jenis kegiatan, pembagian kerja, batas wewenang dan luasnya tanggung jawab yang perlu diindahkan oleh para pegawai.

c.       Membuatkan tata kerja, tata cara dan tata tertib bagi pelaksanaan setiap pekerjaan                                                                                                                     dalam organisasi.

d.      Melancarkan pendidikan calon pegawai yang akan dipekerjakan

3.      Majalah atau buletin,

Majalah atau buletin perusahaan sering disebut juga dengan istilah house organ, berisi tentang berbagai macam informasi, baik informasi yang berhububungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan kepentingan pegawai (berita pegawai dan keluarganya). Buletin kantor ini sebenarnya dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari bawah keatas, karena setiap pegawai dapat menulis artikel-artikel melalui majalah atau bulletin kantor tersebut. Majalah atau bulletin kantor ini bertujuan untuk menciptakan suasana kekeluargaan dalam kantor.

4.      Memo atau nota dalam,

Memo atau nota dalam, merupakan surat singkat yang dipergunakan sebagai media komunikasi internal yang berisi berbagai macam hal misalnya :

a.       instruksi dari atasan,

b.      pesan singkat dari telepon yang diterima oleh pegawai lain,

c.       penegasan tentang sesuatu masalah.

d.      Setiap memo selalu berhubungan dengan kegiatan atau pekerjaan organisasi.

5.      Papan pengumuman,

Informasi yang disalurkan melalui papan pengumuman, pada umunya informasi yang berhubungan dengan kepentingan dari sebagian besar pegawai. Informasi dapat ditulis langsung pada papan tulis atau ditempelkan pada papan pengumuman. Agar pengumuman. Agar pengumuman mudah dan epat diketahui oleh para pegawai, hendaknya papan pengumuman diletakan ditempat-tempat yang mudah dilihat (strategis). Pengumuman dapat juga dalam bentuk poster-poster yang menarik sehingga para pegawai ada perangsang untuk mengetahui isi pengumuman itu.

6.      laporan tahunan,

Laporan tahunan dapat berisi berbagai macam hasil kegiatan yang telah dicapai dalam kurun waktu satu tahun. Yang dipublikasikan hanya hal-hal yang berhubungan dengan prospek organisasi di masa mendatang, misalnya laporan keuangan yang dituangkan dalam bentuk neraca, laporan produksi, dan lain sebagainya.

7.      Penyusunan anggaran.

B.  Saluran media komunikasi ke atas tertulis

            Saluran media komunikasi keatas tertulis, dapat dilakukan melalui berbagai macam cara, misalnya : (1) menyediakan kotak saran, (2) mengadakan suggestion plan, (3) grievance procedure, (4) melalui mekanisme penyusunan anggaran.

            Grievance procedure, bertujuan untuk mengetahui keluhan, keinginan, tuntutan para pegawai, serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan, dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para pegawai, baik dengan menyebutkan identitas pegawai yang bersangkutan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari atas kebawah, apabila penyususnan anggaran itu berdasarkan pada plafon (plafond begroting).

            Penyusunan anggaran berdasarkan plafon, dimulai dari unit organisasi tingkat paling atas. Dalam hal ini jumlah plafon (batas tertinggi) ditentukan oleh unit organisasi paling tinggi. Kemudian plafon yang telah ditetapkan oleh unit organisasi paling tinggi itu di bagi-bagi untuk unit organisasi bawahan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, yang dimulai dari proses pengusulan anggaran sampai dengan anggaran itu disetujui. Pada umumnya anggaran disusun mulai dari bawah ke atas. Masing-masing unit/bagian diminta untuk menyusun anggaran. Misalnya disusun menurut keinginan bagian. Penyusunan APBN menurut keinginan dimulai dari unit organisasi tingkat paling bawah dan diteruskan ke unit organisasi tingkat atas. Misalnya, Penyusunan APBN dimulai dari unit organisasi tingkat Eselon IV , ditujukan kepada organisasi tingkat Eselon III. Selanjutnya dikirim ke Eselon II dan Eselon I.

C.  Saluran media komunikasi horisontal tertulis

            Saluran media komunikasi horizontal tertulis, dapat mempergunakan memo atau nota dalam antarunit/bagian dalam suatu organisasi, dan mekanisme penyusunan anggaran.

Pada umumnya, komunikasi horizontal bertujuan untuk mendapatkan koordinasi antarunit sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tidak terjadi kesimpangsiuran.