Analisis Suplai Sumber Daya Manusia

A. Internal

Setelah departemen sumber daya manusia membuat proyeksi kebutuhan sumber daya manusia di masa depan, langkah berikutnya adalah menganalisis sumber daya manusia yang tersedia. Analisis sumber daya manusia memproyeksikan suplai sumber daya manusia yang tersedia saat ini ke masa depan untuk memprediksi suplai sumber daya manusia yang akan tersedia selama periode yang direncanakan.

Suplai internal berasal dari karyawan yang ada sekarang yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau diberhentikan guna memenuhi kebutuhan yang telah diantisipasi sebelumnya.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan

Meskipun suplai sumber daya manusia tampaknya lebih mudah ditentukan daripada kebutuhan yang diproyeksikan, ada pula beberapa kerumitan dalam keputusan seperti ini. Ketika memproyeksikan sumber daya manusia di masa depan, factor berikut biasanya dipertimbangkan:

• Ketidakhadiran (Absenteeism)

Ketidakhadiran adalah kondisi yang terjadi karena seseorang tidak bisa hadir bekerja ketika jadwalnya untuk bekerja. Ketidakhadiran tentu saja akan mengurangi jumlah orang yang tersedia untuk melaksanakan pekerjaan. Umumnya, semakin banyak karyawan yang tidak hadir, kian banyak orang yang harus dikaryakan. Ketidakhadiran karyawan yang berlebihan dapat menghancurkan produktivitas dan keuntungan perusahaan secara signifikan, serta memancing berbagai masalah bagi penyelia dan karyawan yang menggantikannya.

• Putaran Karyawan

Putaran karyawan merupakan tingkat perpindahan melewati batas keanggotaan dari sebuah organisasi. Putaran karyawan, sebagaimana ketidakhadiran, akan menambah jumlah orang yang dibuthkan. Putaran karyawan menyita perhatian manajemen perusahaan karena mengganggu aktivitas usaha, menimbulkan masalah moral kerja para karyawan yang tinggal dan melambungkan berbagai biaya rekrutmen, wawancara, tes, pengecekan referensi, biaya administrasi pemrosesan karyawan baru, tunjungan, orientasi serta biaya peluang yang hilang karena harus mempelajari keahlian baru.

• Persediaan Sumber Daya Manusia Saat Ini

Catatan personalia haruslah diringkas dengan catatan yang sistematik supaya bisa menunjukan tenaga yang tersedia di berbagai pekerjaan dan unit di dalam organisasi.

• Tingkat Produktivitas

Proyeksi kebutuhan sumber daya manusia di masa depan sering dilakukan berdasarkan pengalaman sebelumnya.ada juga kendala kerena kemajuan teknologi. Dikarenakan teknologi telah mengangkat tingkat produktivitas tenaga kerja, jumlah orang yang dibutuhkan per unit keluaran akan merosot.

• Perpindahan Diantara Pekerjaan-Pekerjaan

Beberapa pekerjaan merupakan sumber personalia bagi pekerjaan lain. Untuk menentukan tingkat perpindahan, catatan masa lalu perlu dicermati guna mengetahui hal-hal berikut:

a. Tingkat normal manajer cabang yang akan berhenti

b. Tingkat normal manajer seksi yang akan berhenti

c. Tingkat normal promosi dari manajer seksi ke manajer cabang

d. Tingkat normal penurunan pangkat (demosi) dari manajer cabang ke manajer seksi

Teknik Analisis Suplai Internal Sumber Daya Manusia

Tersedia beberapa teknik untuk menganalisis suplai internal sumber daya manusia. Teknik-teknik yang ada diantaranya adalah:

• Persediaan Keahlian (Skill Inventory)

Persediaan keahlian merupakan keahlian dan pengetahuan para karyawan, dan umumnya digunakan untuk mengambil keputusan penempatan dan promosi. Setiap organisasi harus mengidentifikasi keahlian-keahlian kritis yang dibutuhkan agar membuatnya efektif dan menyusun persediaan keahlian dari kalangan karyawannya. Informasi tertentu yang disimpan dalam persediaan keahlian bervariasi di seluruh organisasi, dan boleh sajahanya mencakup nama, usia, pendidikan, posisi sekaran, penugasan perudahaan di masa lalu, dan penilaian potensi di masa depan.

Persediaan keahlian merupakan alat yang sangat berguna untuk mempromosikan sumber daya manusia yang lebih baik, pengkaryaan sumber daya manusia yang lebih adil, dan program sumber daya manusia yang lebih akurat. Tetapi untuk mencapai tujuan ini, pemakai harus mengetahui informasi apa yang tertera pada persediaan keahlian, bagaimana mendapatkan akses terhadapnya, dan bagaimana menafsirkannya. Pernyataan yang jelas menyangkut rahasia karyawan dan dampak potensialnya harus dinyatakan secara jernih dalam system semacam itu.

Beberapa masalah khusus yang mungkin menghadang dalam pelaksanaan system persediaan keahlian adalah:

a. Kedaerahan (provincialis)

Sebelum munculnya system sumber daya manusia berbantuan computer, banyak seleksi yang dibuat hanya berdasarkan pada orang-orang yang diketahui manajer saja. Beberapa manajer masih ingin bekerja dengan cara semacam ini dan merasa tidak memerlukan bantuan alat manajemen tersebut. Kadangkala banyak manajer yang terkejut ketika menjumpai kenyataan bahwa persediaan keahlian membantu mereka menemukan calon yang memenuhi syarat yang tidak mereka sadari sebelumnya.

b. Data Manajerial

Persediaan keahlian jauh lebih baik dalam menyajikan kekhususan dalam bidang teknik dan pendidikan daripada menemukan dan mengevaluasi kemampuan manajerial. Sebagian masalah ini kerena pekerjaan manajer lebih sukar digambarkan dan kinerjanya lebih sulit dievaluasi daripada seorang insinyur ataupun akuntan.

c. Penyalahgunaan system dan tidak adanya pemakaian

Ada dua jenis penyalahgunaan: Manajer mengajukan permintaan sekedar berdasarkan pada “akan menyenangkan untuk mengetahui”, dan manajer tidak terbiasa dengan system dan cenderung mencari terlalu banyak karakteristik, dan akibatnya menghilangkan kemungkinan menemukan seorang kandidat.

Keunggulan Persediaan Manajemen diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Persediaan manajemen memberikan gambaran tentang situasi penyusunan kepegawaian sebuah organisasi.

b. Manajer yang siap dipromosikan akan lebih mudah ditentukan.

c. Dapat menunjukan karyawan yang tidak bekerja secara memuaskan, dan kebutuhan penggantian.

d. Karyawan yang mendekati usia pension dapat diidentifikasi, dan persiapan dapat dibuat untuk pengganti mereka.

e. Memmudahkan transfer karyawan, tidak hanya memperkuat departemen yang lemah tetapi juga memperluas pengalaman karyawan.

f. Manajer dapat menunda jalur karir bawahan dan menghubungkannya dengan kesempatan kepegawaian di dalam organisasi.

• Bagan penggantian (replacement chart)

Bagan penggantian mendaftar individu-individu yang dapat berpindah ke peran pekerjaan kunci di dalam organisasi. Bagan penggantian adalah representasi visual tentang siapa menggantikan siapa manakala terdapat lowongan jabatan. Bagan ini mendaftar karyawan-karyawan yang tersedia untuk promosi atau transfer, serta peran kerja setiap karyawaan saat ini, tingkat kesiapan, keahlian, dan kesediaan untuk pindah. Bagan penggantian membantu perencana untuk memprediksi perpindahan diantara peran-peran kerja dengan mengidentifikasi calon yang paling siap.

Bagan penggantian memberikan referensi yang segera. Bagan penggantian memaparkan kepada manajer sajian yang jelas dari situasi kepegawaian saat ini di dalam sebuah unit atau organisasi. Selain kemampuannya memprediksi permintaan dan penawaran sumber daya manusia atas dasar kasus per kasus, bagan ini juga membuka wawasan ke dalam pengembangan karir uang dibutuhkan bagi individu maupun kelompok karyawan. Bagan ini dapat menyediakan informasi sistematik, lengkap, dan berfaedah bagi keputusan kepegawaian. Semakin manajer menggunakan indeks yang obyektif untuk kinerja dan kemampuan promosi dalam membuat bagan penggantian, semakin akurat kesimpulan yang dapat ditarik dari bagan tersebut. Frekuensi pemutakhiran data penting untuk kegunaan bagan penggantian.

Kelemahan yang melekat pada bagan penggantian meliputi:

a. Hanya sedikit pertimbangan pada persyaratan posisi yang sebenarnya, atau pada kemungkinan perubahan pekerjaan yang akan terjadi manakala pemegang jabatan sukses.

b. Identifikasi cadangan atau kandidat pengganti sangat subyektif, bertumpu pada pengetahuan pribadi atas calon yang dinominasikan.

c. Perencanaan berorientasi terpisah-pisah dan sangat vertical.

d. Individu sangat jarang member masukan apapun perihal penilaian dan minat karirnya.

e. Bagan penggantian jarang membrikan hasil dalam perpindahan yang direncanakan atau dalam aktivitas pengembangan lainnya, proses sering statis, tidak lebih dari pembuatan kertas kerja tahunan belaka.

B. Eksternal

Tidak setiap lowongan di masa depan diisi oleh karyawan-karyawan yang ada sekarang. Beberapa ppekerjaan kekurangan penggantian untuk mengisi lowongan manakala hal itu terjadi. Pekerjaan lainnya adalah entry-level, yakni merupakan pekerjaan awal yang diisi dengan orang-orang yang tidak bekerja saat ini dan karyawan perusahaan lain. Tanpa adanya kandidat internal, kebutuhan eksternal sumber daya manusia akan mencuat.

Pertumbuhan perusahaan dan efektivitas departemen sumber daya manusia sangat menentukan kebutuhan akan pengisian ke dalam orang-orang dari luar perusahaan. Pertumbuhan biasanya menyebabkan lowongan entry level, terutama jikalau perusahaan mempromosikan dari dalam untuk mengisi lowongan kerja yang ada. Jumlah lowongan yang bukan entry level juga tergantung pada seberapa baik manajer dan departemen sumber daya manusia membantu kalangan karyawan dalam mengembangkan kapabilitas mereka. Sekiranya karyawan tidak dipacu untuk memperluas kapabilitas mereka, mereka mungkin tidak akan siap mengisi lowongan di masa yang akan dating. Kekurangan pengganti yang dapat dipromosikan menciptakan kekosongan pekerjaan yang harus diisi secara eksternal.