Konunikasi Internal Tertulis

A.  Saluran media komunikasi ke bawah tertulis

Saluran media komunikasi tertulis baik dalam komunikasi ke atas, ke bawah, maupun horisontal dan diagonal, harus ditetapkan terlebih dahulu agar komunikasi dapat berlangsung secara efektif. Bagian-bagian yang berhubungan dengan penetapan saluran komunikasi tertulis tersebut, ialah  bagian Personalia (Personel Department), bagian Hubungan Masyarakat atau bagian Humas (Public Relations Department), dan bagian Ketatausahaan, atau bagian Pelayanan Umum (Mail Department/Office Department). Beberapa jenis saluran media komunikasi ke bawah tertulis diantaranya dapat disebutkan:

1.      Uraian tugas

Uraian tugas, atau uraian pekerjaan, istilah istilah uraian jabatan (job description) merupakan uraian atau rincian tugas seorang pegawai sesuai dengan bidang dan fungsi masing-masing. Dalam uraian tugas telah dijelaskan secara rinci tugas masing-masing pegawai.

Uraian tugas meliputi:

a.    Job tittle. Suatu uraian yang berisi tentang:

-       Nama jabatan

-       Tingkat dalam struktur organisasi

-       Jumlah pejabat yang dibawahi

-       Jumlah pegawai yang dibawahi

b.    Job Summary (ikhtisar tugas), yang berisi tentang :

-       Tugas utama jabatan.

-       Tugas sampingan.

c.    Job content (isi tugas) yang berisi keterangan-keterangan tentang :

-       Langkah-langkah metode kerja.

-       Tugas utama rutin.

-       Tugas utama sampingan

-       Alat-alat perlengkapanyang dipergunakan.

d.   Job requirement (persyaratan jabatan), Berisi keterangan-keterangan tentang :

-    Syarat-syarat khusus.

-    Syarat-syarat umum, yang meliputi :

2.       Buku pedoman,

Buku pedoman adalah sarana yang dipergunakan untuk menyalurkan segala macam informasi dari pemimpin kepada bawahan. Buku pedoman antara lain berisi tentang : (1) tujuan dan tugas organisasi, (2) susunan atau sturuktur organisasi, (3) program dan haluan kerja, (4) uraian tugas masing-masing pegawai, (5) pedoman tata kerja.

Buku pedoman dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

a.       buku pedoman organisasi, berisi tentang macam keterangan organisasi, terutama tentang stuktur organisasi.

b.      buku pedoman tata kerja, berisi tentang petunjuk-petunjuk metode kerja, system dan prosedur kerja.

c.       buku pedoman peraturan. Berisi tentang segala macam ketentuan atau peraturan yang ditetapkan oleh pemimpin. Jadi, buku pedoman peraturan ini merupakan himpunan segala macam peraturan yang berlaku dalam organisasi yang bersangkutan.

Pada pokoknya buku pedoman mempunyai kegunaan :

a.       Memberi penerangan kepada masyarakat, dan khusunya kepada para pegawai sendiri  mengenai seluk-beluk organisasi.

b.      Menetapkan lingkup tujuan, bidang tugas, jenis kegiatan, pembagian kerja, batas wewenang dan luasnya tanggung jawab yang perlu diindahkan oleh para pegawai.

c.       Membuatkan tata kerja, tata cara dan tata tertib bagi pelaksanaan setiap pekerjaan                                                                                                                     dalam organisasi.

d.      Melancarkan pendidikan calon pegawai yang akan dipekerjakan

3.      Majalah atau buletin,

Majalah atau buletin perusahaan sering disebut juga dengan istilah house organ, berisi tentang berbagai macam informasi, baik informasi yang berhububungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan organisasi maupun informasi yang berhubungan dengan kepentingan pegawai (berita pegawai dan keluarganya). Buletin kantor ini sebenarnya dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari bawah keatas, karena setiap pegawai dapat menulis artikel-artikel melalui majalah atau bulletin kantor tersebut. Majalah atau bulletin kantor ini bertujuan untuk menciptakan suasana kekeluargaan dalam kantor.

4.      Memo atau nota dalam,

Memo atau nota dalam, merupakan surat singkat yang dipergunakan sebagai media komunikasi internal yang berisi berbagai macam hal misalnya :

a.       instruksi dari atasan,

b.      pesan singkat dari telepon yang diterima oleh pegawai lain,

c.       penegasan tentang sesuatu masalah.

d.      Setiap memo selalu berhubungan dengan kegiatan atau pekerjaan organisasi.

5.      Papan pengumuman,

Informasi yang disalurkan melalui papan pengumuman, pada umunya informasi yang berhubungan dengan kepentingan dari sebagian besar pegawai. Informasi dapat ditulis langsung pada papan tulis atau ditempelkan pada papan pengumuman. Agar pengumuman. Agar pengumuman mudah dan epat diketahui oleh para pegawai, hendaknya papan pengumuman diletakan ditempat-tempat yang mudah dilihat (strategis). Pengumuman dapat juga dalam bentuk poster-poster yang menarik sehingga para pegawai ada perangsang untuk mengetahui isi pengumuman itu.

6.      laporan tahunan,

Laporan tahunan dapat berisi berbagai macam hasil kegiatan yang telah dicapai dalam kurun waktu satu tahun. Yang dipublikasikan hanya hal-hal yang berhubungan dengan prospek organisasi di masa mendatang, misalnya laporan keuangan yang dituangkan dalam bentuk neraca, laporan produksi, dan lain sebagainya.

7.      Penyusunan anggaran.

B.  Saluran media komunikasi ke atas tertulis

            Saluran media komunikasi keatas tertulis, dapat dilakukan melalui berbagai macam cara, misalnya : (1) menyediakan kotak saran, (2) mengadakan suggestion plan, (3) grievance procedure, (4) melalui mekanisme penyusunan anggaran.

            Grievance procedure, bertujuan untuk mengetahui keluhan, keinginan, tuntutan para pegawai, serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan, dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para pegawai, baik dengan menyebutkan identitas pegawai yang bersangkutan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, dapat juga dipakai sebagai media komunikasi dari atas kebawah, apabila penyususnan anggaran itu berdasarkan pada plafon (plafond begroting).

            Penyusunan anggaran berdasarkan plafon, dimulai dari unit organisasi tingkat paling atas. Dalam hal ini jumlah plafon (batas tertinggi) ditentukan oleh unit organisasi paling tinggi. Kemudian plafon yang telah ditetapkan oleh unit organisasi paling tinggi itu di bagi-bagi untuk unit organisasi bawahan.

            Mekanisme penyusunan anggaran, yang dimulai dari proses pengusulan anggaran sampai dengan anggaran itu disetujui. Pada umumnya anggaran disusun mulai dari bawah ke atas. Masing-masing unit/bagian diminta untuk menyusun anggaran. Misalnya disusun menurut keinginan bagian. Penyusunan APBN menurut keinginan dimulai dari unit organisasi tingkat paling bawah dan diteruskan ke unit organisasi tingkat atas. Misalnya, Penyusunan APBN dimulai dari unit organisasi tingkat Eselon IV , ditujukan kepada organisasi tingkat Eselon III. Selanjutnya dikirim ke Eselon II dan Eselon I.

C.  Saluran media komunikasi horisontal tertulis

            Saluran media komunikasi horizontal tertulis, dapat mempergunakan memo atau nota dalam antarunit/bagian dalam suatu organisasi, dan mekanisme penyusunan anggaran.

Pada umumnya, komunikasi horizontal bertujuan untuk mendapatkan koordinasi antarunit sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tidak terjadi kesimpangsiuran.

Media Komunikasi Eksternal

Media komunikasi ekternal menurut sifatnya:

Kita mengenal 4 macam komunikasi eksternal maupun media komunikasi internal, yaitu:

1.      Media cetak, ialah segala barang cetak seperti surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin, dan sebagainya.

2.      Media visual, ialah media yang dapat dilihat seperti film, televisi, foto, lukisan, pameran

3.      Media auditif, ialah media yang dapat didengar.

Termasuk jenis media ini, misalnya:  radio, telepon, tape recorder, gramafon.

4.      Media audio-visual ialah media yang dapat dilihat maupun yang dapat didengar, misalnya: televisi, film, video.

Menurut sifatnya media komunikasi yang dipergunakan baik untuk media komunikasi eksternal maupun untuk media internal itu sama, yaitu cetakan, visual, auditif, dan campuran (visual dan auditif), hanya pemilihan dan penetapan jenis medianya saja yang berbeda. Media komunikasi eksernal mempunyai jangkauan yang lebih luas, sedangkan media komunikasi internal hanya bersifat intern, dan jangkauannya hanya terbatas ke dalam organisasi atau kantor saja.

Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum dipergunakan.

1.      Pers

Dari media cetak yang umum yang dipergunakan, dan paling luas untuk diketahui dan dibaca oleh publik (masyarakat adalah surat kabar, atau yang disebut pers). Pers mempunyai fungsi antara lain:

a.       Sebagai alat penghubung

b.      Sebagai information-press, menyebarkan berita-berita, dan keterangan-keterangan kepada publik

c.       Sebagai opinion press, membawakan pendapat-pendapat kepada masyarakat

d.      Sebagai mass education-press, dengan menyajikan berbagai macam pengetahuan

2.      Radio

Dari media auditif, radio sering dipergunakan dan paling banyak didengar orang setiap hari. Radio mempunyai fungsi sebagai alat untuk menyampaikan berita, keterangan-keterangan, pendapat-pendapat.

3. Film dan televisi

      Dari media audio visual, film dan televisi merupakan media yang penting. Sejak didirikannya studio pemancar televisi di Jakarta pada bulan Agustus 1962 masyarakat Indonesia telah dapat menikmati siaran-siaran televisi.

      Film dan televisi mempunyai fungsi untuk memberikan berbagai informasi , keterangan, pendapat, pendidikan dan hiburan.

4. Pameran

      Pameran merupakan salah satu jenis media visual yang sering dipergunakan. Berbagai macam pameran telah diadakan oleh pemerintah indonesia, ataupun oleh badan-badan lainnya, misalnya, Pameran Produksi Indonesia (PPI), pameran buku (yang diselenggarakan oleh IKAPI), pameran industri, dan sebagainya.

Pentingnya Komunikasi dalam Kantor

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Sebagai keseluruhan gedung dengan ruangan kerjanya, kantor menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen dari pimpinan suatu organisasi.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan mnciptakan klim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara peawai kantor.

Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antar 75% sampai 90% dari waktu kerja kita( jiwanto, 1985:3), kita pergunakan untuk berkomunikasi.

5% dipergunakan untuk menulis

10% dipergunakan untuk membaca

35% dipergunakan untuk berbicara, dan

50%  dipergunakan untuk mendengarkan

Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis-menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian warta atau keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.

Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut.

1.      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

a.       Para bawahan dengan atasan/pimpinan

b.      Bawahan dengan bawahan

c.       Atasan dengan atasan

d.      Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan

2.      Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai

3.      Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai

4.      Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

5.      Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh pimpinan

6.      Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat diperoleh.

7.      Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai

8.      Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

9.      Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

10.  Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de corps di kalangan para pegawai

11.  Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat dipenuhi dengan cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman, coaching setip hari, perintah-perintah

12.  Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu tanggung jawab

13.  Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir kreatif

14.  Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak saja hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga merupakan pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang behubungan dengan pekerjaan yang datangnya dari luar.

15.  Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan salah satu alat yang utama bagi anggota organisasi untuk bekerja sama

16.  Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Kenyataaan, tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak dapat dibuat pada instansi pertama

17.  Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan. Arus informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam memungkinkan pemimpin tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi telah dilaksanakan.