Definisi Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek

kehidupan.

Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengn istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).

Kantor adalah orang-orang, demikian dikatakan oleh G.R.Terry dalam bukunya Office Organization and Motivation. Pernyataan ini mengandung suatu pengertiaan, bahwa merupakan suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan dengan lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu. Tempat itu dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih populer “tata usaha”. Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut kantor.

Dapat pula dikatakan, kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha.

Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi, yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit, kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya, sehingga bersifat statis. Dalam arti statis, kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Pekerjaan kantor atau tata usaha sering disebut dengan berbagai istilah misalnya, office work, clerical work, paper work, admministratie (bahasa Belanda). Semua istilah itu, mengandung pengertian yang sama, yaitu kegiatan kantor, kegiatan yang bersifat tulis menulis atau kegiatan tata usaha.

Dari segi aktifitas atau kegiatannya, kantor mempunyai sifat dinamis, dalam arti ada pembagian tugas. Pembagian tugas atau pekerjaan merupakan salah satu asas dalam suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1.      Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2.      Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.