Pentingnya Komunikasi dalam Kantor

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Sebagai keseluruhan gedung dengan ruangan kerjanya, kantor menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen dari pimpinan suatu organisasi.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan mnciptakan klim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara peawai kantor.

Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antar 75% sampai 90% dari waktu kerja kita( jiwanto, 1985:3), kita pergunakan untuk berkomunikasi.

5% dipergunakan untuk menulis

10% dipergunakan untuk membaca

35% dipergunakan untuk berbicara, dan

50%  dipergunakan untuk mendengarkan

Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis-menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian warta atau keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.

Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut.

1.      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

a.       Para bawahan dengan atasan/pimpinan

b.      Bawahan dengan bawahan

c.       Atasan dengan atasan

d.      Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan

2.      Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai

3.      Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai

4.      Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

5.      Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh pimpinan

6.      Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat diperoleh.

7.      Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai

8.      Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

9.      Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

10.  Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de corps di kalangan para pegawai

11.  Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat dipenuhi dengan cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman, coaching setip hari, perintah-perintah

12.  Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu tanggung jawab

13.  Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir kreatif

14.  Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak saja hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga merupakan pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang behubungan dengan pekerjaan yang datangnya dari luar.

15.  Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan salah satu alat yang utama bagi anggota organisasi untuk bekerja sama

16.  Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Kenyataaan, tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak dapat dibuat pada instansi pertama

17.  Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan. Arus informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam memungkinkan pemimpin tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi telah dilaksanakan.