Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi,
kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan
kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat
8 asa manajemen kantor menurut Neuner
dan Keeling:
Asas Tujuan
Tujuan suatu
bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor
memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha
dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba
melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting
bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.
Asas Kesatuan
Fungsi
Semua organisasi
terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama
organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah
produksi, distribusi, keuangan dan personalia.
Asas Hubungan
Individual
Organisasi yang
efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti
dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive.
Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses
manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis
wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan
untuk merangsang bekerja.
Asas
Kesederhanaan
Organisasi yang
efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak
banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat
dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.
Asas Wewenang
Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang
dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya
itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat
keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk
melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.
Asas Laporan kepada
Atasan Tunggal
Agar setiap orang
mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima
perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting
karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung
jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan
pekerjaan.
Asas Pengawasan
dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan
pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat
terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat
rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.
Asas Jangkauan
Pengawas
Agar pengawasan
dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung
dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus
yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu
kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa
semua factor paripurna.