Kegiatan Utama Tata Usaha

Aktivitas manajemen kantor akan menjadi nyata dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata usaha itu sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor, misalnya mengetik, melayani melayani mesin hitung dan computer elektronik, menyetensil, memfotokopi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu, membuat dan menyusun arsip, membuat laporan dan sejumlah kegiatan tat usaha lainnya.

Terdapat lima bidang utama di seluruh kantor, diantaranya:

Kegiatan Komunikasi

Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang menunggunya. Hal ini merupakan memo-memo intern atau surat-surat kepada badan-badan luar.

Kegiatan Kalkulasi

Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan ini sangat banya, mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer yang canggih.

Pengelolaan Warkat

Warkat dibutuhkan apabila kegiatan ussaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat, atau janji-janji yang telah dipenuhi. Kemampuan untuk menjawab pertanyyan dari pekerja, langganan dan yang lainnya dengan efisien dan cepat sangat vital bagi mamanejemn kantor.

Penyusunan Laporan

Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen ke kepala kantor. Di sana laporan dipertimbangkan dan dianalisis untuk menyingkap apakah peristiwa-peristiwa perusahaan tersebut ditangani dengan baik.

Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

Banyak kegiatan rutin yang harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan yang terendah, hal ini mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap minggunya atau pengumpulan dan pemposan surat-surat dari berbagai Departemen.  Pada tingkatan tingg, kegiatan seperti memeriknsa kemajuan staff muda, memeriksa keamanan putaran, dan prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin merupakan tugas rutin yang istimewa dan unik. Esensi organisasi usaha adalah membangun prosedur rutin.